Chi tiết các bước chuẩn bị tổ chức sự kiện

Để tổ chức sự kiện đòi hỏi người tổ chức phải chuẩn bị rất nhiều bước chi tiết để có sự kiện thành công dưới đây là tất cả những bước chi tiết và vô cùng quan trong mà Vietlink tour chia sẻ.

 Đầu tiên để tổ chức sự kiện thì người tổ chức cần phải xác định mục địch tổ chức sự kiện về vấn đề gì, để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo.... để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình.

Xác định mục tiêu cần đạt tới để đánh giá thành công của sự kiện:  Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện. Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ... Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ  trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.

Xác định ngân sách: Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.

 

 

Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình:

Thiết lập nhóm làm việc:

Địa điểm:

• Tham quan các địa điểm
• Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
• Chọn địa điểm
• Khảo sát địa điểm
• Ký hợp đồng địa điểm
• Xác nhận thông tin chi tiết
• Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm

Cần lựa chọn những nhân viên ưu tú nhất cho sự kiện tổ chức.

Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:

• MC: Người dẫn chương trình.
• PG: Hướng dẫn, chào mừng khách  mời.
• Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.

Thuyết trình:

• Chọn chủ đề cho sự kiện
• Xác định người thuyết trình
• Phác thảo bài thuyết trình
• Trang phục cho người thuyết trình
• Quà tặng cho người thuyết trình

Báo chí, các cơ quan truyền thông:

• Mời đại diện báo chí.
• Đại diện của đài truyền hình
• Phóng viên báo chí
• Phóng viên đài truyền hình

1. Người quay phim, chụp hình.
2. Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
3. Người xử lý các tình huống phát sinh.

Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:

- Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
- Brochure cho khách tham dự
- Thư mời, thư cám ơn

• Các đơn vị bảo trợ
• Báo chí
• Đài truyền hình
• Đại biểu
• Khách tham dự

Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ...

 

 

 

Trang phục:

• Trang phục cho MC
• Trang phục cho PG
• Bangron cho PG

Hệ thống âm thanh:

• Thiết bị Máy chiếu
• thiết bị âm thanh ánh sáng
• Nhạc chờ
• Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
• thiết bị dịch
• Loa, ampli

Ánh sáng: Khảo sát địa điểm. Độ chói, quá tối hoặc quá sáng khi cần điều chỉnh.

Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.

Trang trí:

• Hoa trang trí tại địa điểm
• Hoa cài áo cho khách mời.
• Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
• Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
• Backdrop
• Bangron,  banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự)
• Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
• Bàn tiếp tân
• Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có)

Quà tặng:

• Quà đơn vị tài trợ
• Quà cho đại biểu
• Quà cho khách mời trong danh sách
• Quà cho khách vãng lai

Loại quà tặng:

• Sản phẩm
• Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
• Hiện kim
• Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen

Teabreak:

• Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.
• Nước uống: Chọn loại nước uống.
• Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).

Quay phim, chụp hình:

• Chuẩn bị máy chụp hình
• Chuẩn bị máy quay phim.

Oder Running: Bảng kế hoạch thời gian chương trình.

Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.

Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:

• Sở Văn hóa thông tin và Du Lịch
• Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi - bến đậu xe)
• Cấp cứu
• Cứu hỏa
• Công an
• Dân phòng
• Tổ chức biểu diễn
• Công ty bảo vệ
• Ủy ban

Báo  cáo kết quả sự kiện:

• Số lượng khách tham dự
• Các đơn vị truyền thông
• Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
• Các chuyên mục khách hàng quan tâm
• Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
• Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
• Tác động doanh số sau sự kiện (cụ thể và lượng hóa).

Đây là những bước chi tiết để chuẩn bị sự kiện, hãy gọi ngay đến  Vietlink tour công ty chuyên tổ chức sự kiện để được tư vấn và giúp đỡ tổ chức liên hệ ngay với chúng tôi:

Công ty Vietlink Tour and Event Co.,ltd

Add: Phòng 705B, Tòa Nhà Licogi 13. Đường Khuất Duy Tiến, 

Email: info@vietlinktour.com

Hotline: 0983686183

 

Dịch vụ khác

• Dịch Vụ Cho Thuê Rối Hơi Rối Bay Người Hơi Gía Rẻ Hà Nội
• Sử dụng nhà bạt Singapore trong tổ chức sự kiện
• Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
• Tại sao nên chọn thuê nhà giàn tại vietlink Event?
• Tại sao nên chọn thuê khinh khí cầu của chúng tôi?
• Những điều cần biết khi thuê cổng hơi cho sự kiện
• Cột chắn inox dành cho không gian sự kiện
• Cách Chọn Tone Màu Phù Hợp Cho Từng Loại Sự Kiện
• Một số lưu ý khi chọn thuê bục phát biểu mica
• Mua dù che nắng hay sử dụng dịch vụ cho thuê dù che