Những điều cần biết khi tổ chức hội nghị hội thảo

 Những công việc cần chuẩn cũng như kinh nghiệm để tổ chức hội nghị hội thảo thành công. Hãy để chúng tôi Vietlink tour công ty chuyên tổ chức sự kiện hội nghị hổi thảo giúp bạn có một hội nghị, hội thảo thật sự thành công.

 Điều đầu tiên ta phải phân biệt các hội nghị, hội thảo để có thể chuẩn bị phù hợp với tính chất công việc: các cuộc họp quan trọng (các quyết định mang tính pháp lý cao), các buổi đại hội, các buổi hội thảo, các buổi lễ. Muốn tổ chức hội nghị thành công, thì công tác chuẩn bị phải thật tốt.

 

Tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

 

1. Các công việc chuẩn bị

-         Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị

-         Lựa chọn ngày, tháng

-         Soạn thảo lịch trình, kế hoạch, chương trình nghị sự

-         Chọn địa điểm

-         Thông báo cho các thành viên, khách mời

-         Chuẩn bị tài liệu

-         Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nghe nhìn

-         Nghiên cứu kỹ các thủ tục nghi thức cho phù hợp

-         Bố trí các nhóm chuyên trách (kiểm diện, tặng hoa, đón hoa, hướng dẫn, phục vụ,...)

-         Tiếp xúc các diễn giả (nếu là hội nghị, hội thảo).

-         Triển khai một số công việc với giới thông tin đại chúng (nếu cần)

-         Sắp xếp các dịch vụ ăn uống (nếu có)

-         Sắp xếp phương tiện đi lại, nơi nghỉ,...cho các thành viên (nếu từ xa tới).

-         Tính toán, dự trù kinh phí.

 

Đó là công việc chuẩn bị không hề đơn giản với khối lượng công việc lớn và cần nhiều nhân lực cũng như thời gian để có thể chuẩn bị tốt nhưng như thế vẫn là chưa đủ để có một hội nghị hội thảo thành công và chuyên nghiệp. Vậy sao các bạn không gọi cho chúng tôi Vietlink tour công ty chuyên tổ chức hội nghị hội thảo số một Việt Nam, với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức rất nhiều sự kiện lớn trong nước và ngoài nước. 

Vietlink tour vấn chính và chuẩn bị tất cả các khâu cho việc tổ chức hội nghị tư lên kế hoạch tổ chức, phòng hội nghị, bàn ghế ly cốc, thiết bị âm thanh ánh sáng, thiết bị dịch. hãy liên hệ với chúng tôi ngay:

 

Công ty Vietlink Tour and Event Co.,ltd

Add: Phòng 705B, Tòa Nhà Licogi 13. Đường Khuất Duy Tiến, 

Email: info@vietlinktour.com

 

Hotline: 0983686183

 

Vietlink tour chuẩn bị hội nghị quốc tế Việt Nam Nhật Bản.

 

 

2. Những công việc khi tiến hành hội nghị

-         Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn

-         Nhân viên nữ, ăn mặc đẹp để đón tiếp khách

-         Nhân viên nam làm nhiệm vụ đón nhận hoa

-         Nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu

-         Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn

-         Cần bố trí một thành viên bám sát công việc cũa các phóng viên (nếu có)

-         Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.

 

3. Sau hội nghị

-         Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời

-         Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị

-         Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gởi các nơi liên quan

-         Theo dõi thực hiện các quyết định

-         Chuẩn bị thông tin cho cuộc hội nghị sau, họp rút kinh nghiệm tổ chức cuộc hội nghị

-         Các công việc còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận )

 

-         Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán.

 

Công ty Vietlink Tour and Event Co.,ltd

Add: Phòng 705B, Tòa Nhà Licogi 13. Đường Khuất Duy Tiến, 

Email: info@vietlinktour.com

Hotline: 0983686183

Dịch vụ khác

• Dịch Vụ Cho Thuê Rối Hơi Rối Bay Người Hơi Gía Rẻ Hà Nội
• Sử dụng nhà bạt Singapore trong tổ chức sự kiện
• Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
• Tại sao nên chọn thuê nhà giàn tại vietlink Event?
• Tại sao nên chọn thuê khinh khí cầu của chúng tôi?
• Những điều cần biết khi thuê cổng hơi cho sự kiện
• Cột chắn inox dành cho không gian sự kiện
• Cách Chọn Tone Màu Phù Hợp Cho Từng Loại Sự Kiện
• Một số lưu ý khi chọn thuê bục phát biểu mica
• Mua dù che nắng hay sử dụng dịch vụ cho thuê dù che